Президент Украины подписал закон о переходе на электронные трудовые книжки. Данные о страховом стаже украинцев после 2004 года в электронных реестрах уже есть, теперь нужно оцифровать старые записи. Как это будет происходить и что изменится для украинцев, узнавали эксперты Центра общественного мониторинга и контроля.

Как оцифровать трудовой опыт

От бумажных книжек планируют отказаться не сразу. Закон предусматривает пятилетний переходный период. За это время можно использовать и бумажную, и электронную трудовую. По-прежнему учет данных будет вести Пенсионный фонд, отвечающий за накопление, хранение и обработку информации о страховом стаже работников для получения пенсий. На сайте фонда на каждое застрахованное лицо будет заведена персональная электронная карточка, которая содержит общий страховой стаж, в частности, приобретенный до 2004 года. Эти сведения будут вноситься в реестр на основании трудовой книжки или отдельных документов, подтверждающих стаж работы.

Перенести информацию из бумажной трудовой книжки в цифровую можно будет как самостоятельно, так и с помощью работодателя. Это можно сделать через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда, добавив сканированные копии трудовой книжки. Согласно требованиям, скан-копии должны быть цветными, четкими и отображать все реквизиты документа. Заполненные страницы должны быть в хронологическом порядке, формат изображения .jpg или .pdf, размер каждого файла не более одного мегабайта. Чтобы воспользоваться сервисом, обязательно нужно иметь электронную подпись или печать, а для работодателя также согласие работника на обработку персональных данных.

«Например, работодатель будет за всех своих работников делать скан-копии, заверять их собственной электронной подписью и подавать их к нам. Оцифровка внесенной информации в реестр будет осуществляться в Пенсионном фонде Украины», — объясняет зампредседателя Пенсионного фонда Александр Малецкий.

После переноса сведений в электронный реестр работодатель будет обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работнику. В то же время, согласно закону, по требованию работника работодатель будет обязан продолжать вести трудовую в бумажной форме параллельно с электронным учетом.

Чиновники уверяют, что в повседневной жизни украинцев ничего не изменится. Основное место работы будет определяться по сведениям в реестре застрахованных лиц. В день увольнения работодатель будет выдавать работнику только копию приказа об увольнении и проводить окончательный расчет в установленные сроки.

Согласно закону станет возможным автоматическое назначение пенсии по возрасту через личный кабинет на веб-портале электронных услуг. В то же время у украинцев сохраняется право отсрочки выхода на пенсию.

Плюсы и минусы

Авторы закона говорят, что переход на электронный учет имеет немало преимуществ: от уменьшения расходов работодателей на ведение бумажного документооборота до невозможности потерять или испортить книгу. По данным аналитического центра EasyBusiness, отмена бумажных трудовых может сэкономить для бизнеса около 500 миллионов гривен в год. Также электронный учет упростит доступ к информации об образовании и квалификации работников. Работодатели смогут эффективнее планировать подготовку и переподготовку специалистов.

Критиков закона интересуют риски, которые несет электронная система. Будут ли персональные данные украинцев надежно защищены, не будут ли искажены записи об опыте, возможен ли сбой и потеря информации?

Эксперт социальных программ Центра Разумкова Ольга Пищулина считает, что оснований волноваться нет: «У молодежи сейчас нет бумажного паспорта, у людей нет бумажной книги с движением средств на своем счету в банке, которые были когда-то, теперь не будет и бумажной трудовой книжки. Это не страшно, ведь данные хранятся в защищенных реестрах, и их хоть каждый день человек может проверять и контролировать».

Даже если и говорится об определенных рисках, то их не больше, чем у бумажных книжек. Восстановить трудовой опыт не всегда удается даже с бумажной трудовой, если предприятие закрылось или обанкротилось.

Важнейшим преимуществом электронных трудовых книжек эксперты называют устранение человеческого фактора и больший контроль.

«Это дополнительный контроль со стороны человека, который в любое время может зайти в реестр общеобязательного социального страхования и посмотреть, платит ли за него работодатель социальные взносы, какие именно, посмотреть свой страховой стаж. Ведь часто бывало, что в бумажную книгу кадровик записывает человеку, что он работает, а взносы работодатель не платит и человек остается без пенсии», — отмечает эксперт Реанимационного пакета реформ Илья Несходовский.

Закон вступит в силу через три месяца со дня опубликования, а именно 10 июня. У украинцев будет еще немало времени, чтобы разобраться со всеми нюансами перехода на цифру.